6.2. Funktionen der E-Mail-Verwaltung

Durch die Auswahl des Navigationspunktes „Kommunikation --> E-Mail-Verwaltung“ gelangen Sie zu einer Auflistung aller im System befindlichen E-Mails.
Per Klick können Sie eine oder mehrere E-Mails auswählen. Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Selectbox zur Verfügung:

ansehen: Durch Auswahl einer E-Mail und Wahl der Funktion „ansehen“ gelangen Sie auf die Ansichtsseite der zuvor gewählten E-Mail.
bearbeiten: Durch Auswahl einer E-Mail und Wahl der Funktion „bearbeiten“ gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske der E-Mail. In einem WYSIWYG-Editor können Sie hier die Mail bearbeiten.
E-Mail Kopie erstellen: Durch Auswahl einer E-Mail und Wahl der Funktion „E-Mail Kopie erstellen“ erzeugen Sie von der gewählten E-Mail eine Kopie. Sie ist dann ebenfalls in der Auflistung hinterlegt. Dabei bleibt die Zuordnung zu einem Projekt bzw. einem Job erhalten und auch mögliche dazugehörige Dateianhänge.
löschen: Durch Auswahl einer E-Mail und Wahl der Funktion „löschen“ entfernen Sie den gewählten Datensatz vollständig aus dem System.
Wichtig: Das System hat keine Papierkorb-Funktion. Der Datensatz ist komplett aus dem System gelöscht.
Empfänger anzeigen: Durch Auswahl einer E-Mail und Wahl der Funktion „Empfänger anzeigen“ wird Ihnen angezeigt, an welche Personen diese E-Mail versendet wurde. Bei internen Nachrichten können Sie zudem überprüfen, ob die E-Mail bereits gelesen wurde.
(Siehe „Die Empfängerliste“)
versenden: Durch Auswahl einer E-Mail und Wahl der Funktion „versenden“ wird die gewählte E-Mail versendet. Dabei kann auf der folgenden Seite ausgewählt werden, ob die E-Mail an alle Datensätze (Profile) im System, die Datensätze aus der Auswahlliste oder an Empfänger gehen soll, die spezifischen Projekten, Jobs oder Job-Einsatztagen zugeordnet sind. Nachdem Sie die Empfänger gewählt haben klicken Sie auf die Schaltfläche „Ok“. Sie sehen nun noch einmal eine Übersicht aller ausgewählten Empfänger und können gegebenenfalls einzelne User in der Empfängerliste deaktivieren. Über die Funktionsauswahl „gehe zu --> E-Mail versenden“ im Bereich rechts über der Auflistung wird die E-Mail abgeschickt.
(Siehe „Das Versenden von E-Mails“)
Wichtig: Nur Empfänger mit einer grünen Statusgrafik erhalten die E-Mail. Durch das Ändern des Empfänger-Status kann dies modifiziert werden.
Projekt zuordnen: Durch Auswahl einer E-Mail und Wahl der Funktion „Projekt zuordnen“ können Sie die E-Mail einem spezifischen Projekt zuordnen. Anschließend können Sie auch über die Projektverwaltung auf die entsprechende E-Mail zugreifen.
Job zuordnen: Durch Auswahl einer E-Mail und Wahl der Funktion „Job zuordnen“ können Sie die E-Mail einem spezifischen Job zuordnen. Anschließend können Sie auch über die Jobverwaltung auf die entsprechende E-Mail zugreifen.

Oben rechts über der Auflistung findet sich eine weitere Funktion:

E-Mail hinzufügen: Durch Auswahl dieser Funktion gelangen Sie in einen WYSIWYG-Editor, in dem Sie einen neue Nachricht verfassen können. (Siehe „Hinzufügen einer neuen E-Mail“)